I.  KARAKTERISTIK
Content management memiliki banyak sisi termasuk enterprise conten management, web content management (WCM), content sindication and digital or media asset management. Enterprise Management Conten adalah sebuah visi, strategi, atau bahkan industri baru, tetapi bukan solusi sistem tertutup atau produk berbeda. Oleh karena itu, bersama dengan DRT (Dokumen Relater Technologies) atau DLM (Dokumen Lifecycle Management), ECM dapat dianggap sebagai hanya satu dari keseluruhan bagian dalam teknologi dan vendor.

Perbedaan definisi dari bidang aplikasi yang berbeda yaitu ECM dan WCM, menjelaskan bahwa sistem dalam kategori yang ada tidak bisa bertahan lama, baik dalam bentuk produk dan platform teknis atau untuk model pemakaian. Solusi in-house (via digital) yang digunakan hari ini akan diakses oleh mitra atau pelanggan besok. Isi dan struktur portal web diarahkan ke luar-hari ini akan menjadi platform untuk sistem informasi internal besok. Dalam artikelnya di ComputerWoche, Ulrich Kampffmeyer meyebutkan tiga manfaat kunci yang membedakan Enterprise Content Management dari Web Content Management:

  1. Enterprise Content Management sebagai middleware integratif
    ECM digunakan untuk mengatasi pembatasan aplikasi vertikal dan arsitektur. Pengguna pada dasarnya tidak menyadari mereka menggunakan solusi ECM. ECM menawarkan infrastruktur yang diperlukan bagi dunia baru berbasis web IT, yang membangun dirinya sebagai semacam platform ketiga bersama host konvensional dan klien / sistem server. Oleh karena itu, EAI Manajemen dan Service Oriented Architecture SOA akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan dan penggunaan ECM.
  2. Enterprise Content Management memiliki komponen independen
    ECM digunakan untuk mengelola Informasi tanpa memperhatikan sumber atau penggunaan yang diperlukan. fungsi ini disediakan sebagai layanan yang dapat digunakan dari semua jenis aplikasi. Keuntungan dari konsep ini adalah bahwa untuk setiap fungsi yang diberikan hanya satu pelayanan umum yang tersedia, sehingga keadaan yang berlebihan dapat dihindari, mahal dan sulit untuk dapat mempertahankan fungsi paralel. Oleh karena itu, EAI Enterprise Aplication and SOA Service Oriented Arcitecture akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan ECM.
  3. Enterprise Content Management sebagai repositori seragam untuk semua jenis informasi
    ECM digunakan sebagai gudang konten (baik data maupun dokumen) yang menggabungkan informasi perusahaan dalam repositori dengan struktur yang seragam. Redundansi yang mahal dan masalah yang terkait dengan konsistensi informasi disingkirkan. Semua aplikasi mengirimkan konten mereka ke repositori tunggal, yang pada gilirannya memberikan informasi yang dibutuhkan untuk semua aplikasi. Oleh karena itu, Konten Integrasi dan Informasi ILM Lifecycle Management akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan dan penggunaan ECM.

Enterprise Content Management bekerja dengan efektif ketika dia “ttidak terlihat” oleh pengguna. teknologi ECM adalah infrastruktur aplikasi yang mendukung layanan khusus sebagai bawahan. ECM demikian adalah kumpulan komponen infrastruktur yang sesuai dengan model multi-layer dan mencakup semua Dokumen Terkait Technologies (DRT) untuk menangani, memberikan, dan mengelola data terstruktur dan informasi tidak terstruktur secara bersama-sama. Dengan demikian, Enterprise Content Management merupakan salah satu komponen dasar yang diperlukan dari  aplikasi E-Business secara menyeluruh. ECM juga mengelola semua informasi dari WCM dan meliputi pengarsipan kebutuhan sebagai repositori universal.

II.  KOMPONEN ECM
    Sistem enterprise manajemen konten menggabungkan berbagai teknologi dan komponen, beberapa di antaranya juga dapat digunakan sebagai sistem yang berdiri sendiri tanpa dimasukkan ke dalam sistem enterprise secara keseluruhan.

Lima komponen ECM dan teknologi dari model ECM pertama kali didefinisikan oleh AIIM sebagai berikut:

  • Capture (mengambil)
  • Manage (mengelola)
  • Store (menyimpan sementara)
  • Peresve (seleksi)
  • Deliver (penyajian)

Model ini termasuk didalamnya adalah pengelolaan lima area dalam kategori aplikasi tradisional diantaranya:

  • Manajemen dokumen (DM),
  • Kolaborasi (atau perangkat lunak kolaboratif, groupware),
  • Konten web manajemen (WCM) (termasuk portal web),
  • Records manajemen (RM) (arsip dan sistem pengarsipan manajemen pada media penyimpanan jangka panjang) dan
  • Alur kerja / proses manajemen Bisnis (BPM)

Komponen pengelolaan ini terhubung dengan 5 komponen ECM dan dapat digunakan bersama atau secara terpisah. Sedangkan Document Management, Web Content Management, Kolaborasi, Workflow dan Bisnis Manajemen Proses lebih untuk bagian dinamis dari siklus hidup informasi. Manajemen Arsip mengurus informasi yang tidak akan berubah. Penggunaan informasi yang penting baik melalui komponen sistem ECM, atau dengan memungkinkan aplikasi yang sudah ada yang mengakses fungsi pelayanan ECM dan informasi yang disimpan. Integrasi teknologi yang ada menjelaskan bahwa ECM bukan merupakan kategori produk baru, tetapi merupakan sebuah kekuatan integratif. Kategori individu dan komponen dari masing-masing komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.  Capture
    Kategori capture (menangkap) berisi fungsi dan komponen yang berfungsi untuk menghasilkan, menangkap, menyiapkan dan mengelola informasi analog dan elektronik. Ada beberapa tingkatan dan teknologi dari penangkapan informasi sederhana untuk persiapan informasi yang kompleks menggunakan klasifikasi otomatis. komponen ini sering juga disebut “Input components” komponen masukan.

Capture (pengambilan) yang dilakukan secara manual dapat melibatkan segala bentuk informasi, dari dokumen kertas ke dokumen elektronik kantor, e-mail, bentuk, objek multimedia, pidato digital dan video, dan mikrofilm. Pengumpulan informasi secara otomatis atau semi-otomatis dapat menggunakan EDI atau dokumen XML, aplikasi bisnis dan ERP atau sistem aplikasi khusus yang telah ada sebagai sumber.

  • Recognition technologies
    Teknologi untuk memproses informasi yang ditangkap oleh teknologi pengenalan yang digunakan untuk proses scan dokumen dan faks digital, di antaranya:
    • Optical character recognition(OCR)
      Konfersi ini mengubah informasi gambar menjadi karakter mesin yang dapat dibaca. OCR digunakan untuk berbagai tipe.
    • Handprint Character Recognition (HCR)
      Perbaikan dari OCR ini mengkonversi tulisan tangan atau tulisan menjadi karakter mesin, tapi belum memberikan hasil yang memuaskan untuk menjalankan teks. Namun, untuk isi field yang ditentukan, teknologi ini sangat dapat diandalkan.
    • Intelligent Character Recognition (ICR)
      ICR merupakan pengembangan dari OCR dan HCR, yang menggunakan perbandingan, koneksi logis, dan pemeriksaan terhadap daftar referensi dan data master yang ada untuk meningkatkan hasil.
    • Optical Mark Recognition (OMR)
      OMR, menggunakan checkbox sebagai contoh, membaca tanda-tanda khusus di bidang yang telah ditentukan dengan akurasi sangat tinggi. Hal ini terbukti nilai dalam kuesioner dan bentuk lainnya.
    • Barcode
      Barcode yang ada pada formulir yang dikirim memungkinkan untuk pengenalan otomatis dan pengajuan kembali.
  • Dokumen Imaging
    Teknik dicument imaging digunakan untuk menunjukkan scan gambar, dan juga memungkinkan peningkatan keterbacaan untuk menangkap. Fungsi seperti     “despeckling,” yang menghilangkan piksel terisolasi, atau “adjustment” yang meluruskan     gambar dari lembaran yang memiliki feed di sudut dan meningkatkan hasil teknologi     regocnition. fungsi imaging Dokumen digunakan dalam pengendalian kualitas capture.
  • Forms Processing (Bentuk pengolahan)
    Dalam bentuk capture, ada dua kelompok teknologi, meskipun kandungan informasi dan karakter dokumen mungkin identik.
    • Formulir Kertas
      Formulir Pengolahan berarti mencetak  melalui scanning. Recognition     technologies sering digunakan di sini, karena bentuk-bentuk yang dirancang dengan     baik memungkinkan pengolahan sebagian besar proses secara otomatis.
    • E-Formulir /-Formulir Web
      Pengolahan otomatis dapat digunakan untuk menangkap bentuk-bentuk elektronik sepanjang ukuran layout, struktur dan tata letak, serta konten yang dikenal  sebagai sistem capture.
  • COLD
    COLD / ERM adalah teknologi untuk pengolahan otomatis dari entri data terstruktur. COLD adalah singkatan dari Computer Output to Laser Disk dan masih digunakan walaupun laser disk belum di pasarkan selama bertahun-tahun. Sedangkan ERM singkatan dari Enterprise Report management. Dalam keduanya, output data yang dihasilkan adalah proses dasar dari informasi yang terstruktur sedemikian rupa sehingga dapat diindeks secara independen dari sistem originasi, dan ditransfer ke komponen penyimpanan yang dinamis (Store) atau arsip (Preserve). ‘
  • Aggregation (Pengumpulan)
    Agregation adalah proses menggabungkan entri data dari sumber yang berbeda, menangkap dan pengiriman. Tujuannya adalah untuk menggabungkan dan menyatukan data dari berbagai sumber untuk diteruskan pada sistem penyimpanan dan pengolahan dengan struktur yang seragam dan terformat.
  • Komponen untuk pengindeksan (pengumpulan subjek informasi )
    Sistem menggabungkan komponen lebih lanjut untuk pengindeksan subjek untuk diteruskan dari informasi digital ke penerima yang tepat. Komponen ini termasuk:
    • Pengindeksan (manual)
      Dalam bahasa Inggris, pengindeksan mengacu pada tugas manual indeks atribut yang digunakan dalam database komponen “Manage” untuk administrasi dan akses.
    • Desain input (profil)
      Baik atribut manual maupun otomatis menghubungkan dapat mempermudah dan jauh lebih baik. Komponen ini dapat menggambarkan kelas dokumen yang membatasi jumlah nilai indeks atau secara otomatis menetapkan kriteria tertentu. Input desain juga     termasuk entry mask dan logika dalam pengindeksan manual.
  • Categorization (klasifikasi otomatis atau kategori)
    Berdasarkan informasi yang terkandung dalam objek informasi elektronik, apakah faks dannn konversi OCR, file kantor atau file output, program klasifikasi otomatis dapat mengekstrak indeks, kategori, dan transfer data secara mandiri. Sistem ini dapat mengevaluasi informasi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan atau dalam proses belajar mandiri.

    Tujuan dari semua komponen “Capture” adalah untuk memberikan informasi kepada komponen “Manage” untuk diproses lebih lanjut atau pengarsipan.

2.  Manage (Pengelolaan)
    Komponen manage ini digunakan untuk pengelolaan, pengolahan, dan penggunaan informasi. Yang termasuk dalam komponen ini antara lain di dalamnya :

  • Database untuk administrasi dan pengambilan, dan
  • Otorisasi akses sistem.

    Tujuan dari sistem ECM tertutup adalah untuk menyediakan dua komponen ini hanya sekali sebagai layanan untuk semua solusi “Manage” seperti Dokumen Manajemen, Kolaborasi, Web Content Management, Manajemen Arsip dan Alur Kerja / Proses Bisnis Manajemen. Untuk menghubungkan berbagai komponen “Manage”, mereka harus memiliki interface standar dan proses transaksi yang aman untuk komunikasi antar-komponen.

  • DM – Document Management (manejemen dokumen)
    DM dalam konteks ini tidak mengacu pada industri yang dikenal di Eropa sebagai DMS, tetapi untuk mendokumentasikan sistem manajemen dalam arti sempit. Sistem kontrol dokumen dari sumber sampai tahap dimana dokumen siap untuk pengarsipan jangka panjang. Dokumen manajemen mencakup fungsi seperti:
    • Check in / Check out untuk memeriksa informasi yang tersimpan secara konsistensi
    • Versi manajemen untuk melacak berbagai versi informasi yang sama dengan revisi dan renditions (informasi yang sama dalam format yang berbeda)
    • Pencarian dan pengarahan untuk menemukan informasi dan konteks yang terkait
    • Visualisasi untuk menampilkan informasi dalam struktur seperti file virtual, folder, dan overviews.

       Namun demikian, fungsi dari DM semakin tumpang tindih dengan kompen “manage” yang lain, dimana fungsionalitas terus berkembang dari aplikasi kantor seperti Outlook/Exchange atau Notes/Domino, dan karakteristik dari “Library Service” untuk administrasi penyimpanan informasi.

    •  Kolaborasi (sistem kolaboratif, groupware)
      Kolaborasi secara sederhana berarti “bekerja bersama-sama.” Namun demikian, solusi yang dikembangkan dari groupware konvensional sekarang telah menjadi lebih luas lagi dan memasukkan unsur Manajemen Pengetahuan. Kolaborasi meliputi fungsi-fungsi berikut:
    • Berguna dalam database informasi
    • Bergabung,  simultan, proses pengendalian informasi
    • Pengetahuan didasarkan pada keahlian, sumber daya dan data latar belakang untuk pemrosesan informasi bersama
    • Komponen administrasi seperti papan tulis untuk brainstorming, penjadwalan janji, manajemen proyek dll
    • Komunikasi aplikasi seperti konferensi video
    • Integrasi informasi dari aplikasi lain dalam konteks pengolahan informasi bersama
  • WCM – Web Content Management
    Manajemen Konten Web diklaim sebagai integrasi atau bagian dari Enterprise Content Management. Namun demikian, informasi yang disajikan di Internet dan Extranet atau pada portal seharusnya hanya data yang sudah ada di perusahaan, pengiriman yang dikendalikan oleh otorisasi akses dan penyimpanan. Web Content Management meliputi fungsi-fungsi berikut, antara lain:
    • Membuat baru atau mengedit informasi yang ada dalam generasi terkontrol dan proses penerbitan
    • Pengiriman dan administrasi informasi untuk presentasi web
    • Konversi otomatis untuk berbagai format display, tampilan dan versi pribadi
    • Pemisahan akses terhadap informasi publik dan non-publik
  • Visualisasi untuk presentasi internet (browser, HTML, XML dll)
    Meskipun demikian perlu dicatat bahwa banyak di industri tidak menganggap WCM sebagai komponen integral dari sistem ECM. Ada sedikit sekali contoh implementasi yang sukses dari sebuah repositori bersama dokumen (tujuan inti ECM) dan konten web yang dikelola bersama-sama. Memang WCM merupakan teknik dan filosofi yang sangat berbeda dalam pengaturan dan struktur konten yang digunakan untuk konten web eksternal dari pada konten dokumen internal.
  • RM – Records Management (file dan manajemen arsip)
    Berbeda dengan sistem pengarsipan elektronik tradisional, Manajemen Arsip (RM; Elektronik Manajemen atau ERM) mengacu pada administrasi murni dari catatan, informasi penting dan data yang perusahaan diharuskan untuk arsip. Records Manajemen bersifat independen dari media penyimpanan, dan juga dapat mengatur informasi yang disimpan selain di dalam sistem elektronik. Berikut adalah fungsi Manajemen Arsip:
    • Visualisasi dari rencana file dan indeks terstruktur lainnya untuk penyimpanan informasi secara teratur
    • Pengindeksan informasi, didukung oleh daftar kata.
    • Manajemen jadwal rentan penyimpanan dan penghapusan
    • Perlindungan informasi sesuai dengan karakteristiknya
    • Penggunaan internasional, industri-spesifik atau setidaknya seluruh perusahaan meta-data untuk standar dan deskripsi informasi yang disimpan
  • Wf – Workflow / BPM – Manajemen Bisnis Proses
    Workflow dan Manajemen Proses Bisnis berbeda secara substansial. Ada berbagai jenis Workflow, misalnya:
    • “Production Workflow” yang menggunakan urutan standar untuk memandu dan mengontrol proses
    • “Ad-Hoc Workflow” di mana pengguna menentukan urutan proses dengan cepat.
    • Workflow Solution dapat diimplementasikan sebagai:
    • “Workflow solution” dengan klien otonom yang kebanyakan pengguna merupakan para pekerja, atau sebagai :

       ” Workflow Engine” yang bertindak sebagai background serviceyang mengendalikan informasi dan arus data tanpa memerlukan klien sendiri. Workflow Manajemen meliputi fungsi-fungsi berikut, antara lain:

    • Visualisasi struktur proses dan organisasi
    • Capture, administrasi, visualisasi, dan penyampaian informasi yang dikelompokkan dengan dokumen atau data terkait
    • Pembangunan alat pengolahan data (seperti aplikasi tertentu) dan dokumen (seperti produk kantor)
    • Paralel dan pengolahan sekuensial prosedur termasuk penyimpanan simultan
    • Pengingat, tenggat waktu, delegasi dan fungsi administrasi lainnya
    • Pemantauan dan dokumentasi status proses, routing, dan hasil
    • Alat untuk merancang dan menampilkan proses.

       Tujuannya utamanya adalah untuk mengotomatisasi proses dengan menggabungkan semua sumber daya yang diperlukan.

       BPM (Business Process Managemet) atau Manajemen Proses Bisnis selagkah lebih maju dari Workflow. BPM mengarah pada integrasi lengkap dari semua aplikasi yang terpengaruh dalam perusahaan, dengan pemantauan proses dan perakitan semua informasi yang dibutuhkan. Berikut adalah fungsi BPM yaitu:

    • Melegkapi alur kerja fungsi
    • Pemrosesan dan pemantauan data di tingkat server
    • EAI (Enterprise Aplication Integritation) atau Enterprise Aplikasi Integrasi, digunakan untuk menghubungkan berbagai aplikasi
    • BI atau Business Intelligence, dengan struktur peritah dalam integrasi gudang informasi dan utilitas yang membantu pengguna dalam pekerjaan mereka.

   Sekarang ini, komponen “Manage” yang ditawarkan secara individual atau terintegrasi sebagai suite. Dalam banyak kasus sudah termasuk dalam komponen “Store”.

3.    Store
    Komponen “Store” digunakan untuk penyimpanan sementara informasi yang tidak diperlukan atau yang diinginkan untuk arsip. Bahkan jika menggunakan media yang cocok untuk pengarsipan jangka panjang, “Store” masih terpisah dari “Preserve.”

Komponen “Store” oleh AIIM dapat dibagi menjadi tiga kategori: “Repositories” sebagai lokasi penyimpanan, “Library Service” sebagai komponen administrasi untuk repositories, dan “Technologies”. Komponen-komponen infrastruktur ini kadang berada pada tingkat sistem operasi seperti sistem file, dan juga termasuk teknologi keamanan yang akan dibahas lebih jauh berikutnya pada bagian komponen “Deliver”.

  • Repositories
    Berbagai jenis repositories ECM dapat digunakan secara bersama atau berkombinasi. Di antara jenis yang mungkin dalam kombinasi ini adalah:
    • File System (Sistem Berkas)
      File sistem digunakan untuk penyimpanan sementara, seperti cache input dan output. Tujuan dari ECM adalah untuk mengurangi beban data pada sistem file dan membuat informasi yang tersedia secara umum melalui tekhnologi “Manage” “Store” dan “Preserve”.
    • Content Management Systems
      CMS adalah penyimpanan aktual dan sistem repositori untuk konten, yang dapat menjadi sebuah database atau sistem penyimpanan khusus.
    • Database
      Database mengelola akses informasi, tetapi juga dapat digunakan untuk penyimpanan langsung dokumen, isi, atau aset media.
    • Data Warehouse
      Data warehouse adalah sistem penyimpanan kompleks berdasarkan database, yang referensi atau memberikan informasi dari semua jenis sumber. Mereka juga dapat dirancang dengan fungsi global lebih, seperti Dokumen atau Informasi Gudang.
      • Librarry Services
        Library Services hanya bekerja dengan library dengan cara metafora. Mereka adalah komponen administrasi terdekat dengan sistem yang menangani akses informasi. Library Services bertanggung jawab untuk mengambil dan menyimpan informasi dari komponen capture dan manage. Library Services juga mengelola lokasi penyimpanan di librarry yang dinamis, yang merupakan kinerja komponen “Store” dan dalam arsip jangka panjang “Preserve”. Lokasi penyimpanan hanya ditentukan oleh karakteristik dan klasifikasi informasi. Library Services bekerja dengan database komponen “Manage” yang melayani fungsi yang diperlukan dari :
        • Search
        • Retrieval

        Sementara ketika database tidak “tahu” lokasi fisik dari objek yang tersimpan, Library Services  akan menangani masalah berikut ini:

        • Online Storange (akses langsung ke data dan dokumen)
        • Nearline Storange (data dan dokumen di media yang dapat diakses oleh drive, tapi untuk yang robotik atau yang sejenisnya, harus dilakukan setup terlebih dulu)
        • Offline Storange (data dan dokumen pada tingkat medium yang dihapus dari sistem mengakses).

Jika tidak ada sistem management dokumen untuk menyediakan fungsi, maka Library Services harus memiliki :

      • Version management untuk mengatur dan mengawasi status informasi
      • Check-in/Check-out, for controlled information provision

 

          Fungsi utama dari Library Service adalah sebagai turunan dari log dan jurnal pada penggunaan informasi dan pengeditan, yang disebut “audit trail.”

 

  •     Storage Technologies
    Berbagai teknologi dapat digunakan untuk menyimpan informasi, tergantung pada lingkungan aplikasi dan sistem:
  • Read and Write Magnetic Online Media
    Dalam hard drive, teknologi ini dikategorikan sebagai RAID (Redundant Array of Independen Disks) server dari subsistem drive, Storage Area Network (SAN) sebagai infrastruktur penyimpanan dan penyimpanan Network-attached (NAS) pada area penyimpanan.
  • Magnetic Tape (Pita perekam suara)
    Dalam unit penyimpanan otomatis seperti “Librarries” atau “Silos” dengan robotika sebagai media akses, digunakan media seperti DAT dalam lingkungan yang lebih kecil sebagai cadangan, tetapi tidak untuk  akses online.
  • Optical Digital Media
    CD (CD-R Compact Disk, CD / RW Compact Disk), Digital Versatile Disk (DVD)), MO (Magneto Optik), dan format lain yang bisa digunakan untuk penyimpanan dan distribusi, atau dalam jukebox untuk penyimpanan online.

 

4.    Preserve (Mempertahankan)
    Komponen “Preserve” dalam ECM menangani penyimpanan jangka panjang yang aman dan backup, tidak melakukan perubahan informasi, serta penyimpanan sementara trerhadap informasi yang tidak diinginkan atau diperlukan untuk arsip. Konsep ini disebut Electronic Archiving (pengarsipan elektronik) tapi memiliki fungsi substansial lebih luas dibandingkan dengan “Preserve.” Sistem pengarsipan elektronik saat ini umumnya terdiri dari kombinasi antara perangkat lunak administrasi seperti Manajemen Arsip, Imaging atau Document Management, Library Service (IRS – Information Retrieval System) dan subsistem penyimpanan.

Pengarsipan jangka panjang tidak selalu berupa media elektronik. Untuk pengamanan informasi, mikrofilm bisa dikatakan masih layak digunakan, dan sekarang berkembang dalam sistem hibrid dengan media elektronik dan yang mendukung terhadap akses database. Faktor yang menentukan suatu sistem penyimpanan jangka panjang adalah perencanaan tepat waktu dan kinerja secara berkala dari perpindahan untuk menjaga informasi yang tersedia terhadap resiko perubahan. Proses ini disebut Migrasi berlangsung terus menerus. Komponen dalam konsep “Preserve” diantaranya special viewrs (diakses oleh orang tertentu), perangkat konversi dan migrasi, dan media penyimpanan jangka panjang

Media Penyimpanan Jangka Panjang

  • WORM optical disk
    Write Once Read Many (WORM) memutar media penyimpanan digital optik, yang meliputi 5 ¼ klasik “atau 3 ½” disc WORM di lengan pelindung, serta CD-R dan DVD-R dengan metode perekaman yang bervariasi.
  • WORM tape
    Pita magnetik dengan karakteristik WORM digunakan dalam drive khusus, yang dapat menjadi sangat aman sebagai media tradisional WORM jika digunakan dengan benar menggunakan kaset khusus.
  • WORM hard disk
    Penyimpanan disk magnetik dengan perlindungan software khusus terhadap penimpaan data, penghapusan, dan editing dengan memberikan keamanan yang sama seperti media WORM tradisional.
  • Penyimpanan Jaringan (Storange Networks)
    Penyimpanan dalam jaringan seperti NAS (Network Attached Storage) dan SAN (Storage Area Networks) juga bisa digunakan jika memenuhi persyaratan penerimaan edit-proof audit dengan penyimpanan yang tidak bisa diubah, perlindungan terhadap manipulasi dan penghapusan, dll
  • Mikrofilm
    Microforms seperti mikrofilm dapat digunakan untuk membuat cadangan informasi yang tidak lagi digunakan dan tidak memerlukan mesin pengolah.
  • Paper (Kertas)
    Kertas masih merupakan aplikasi sebagai media penyimpanan jangka panjang, karena tidak memerlukan migrasi, dan dapat dibaca tanpa bantuan teknis. Namun, seperti mikrofilm, kertas digunakan hanya untuk backup atau mengamankan informasi yang awalnya elektronik.

Strategi Jangka Panjang Pelestarian
Untuk mengamankan ketersediaan jangka panjang dari strategi informasi yang berbeda untuk digunakan sebagai arsip elektronik.

  1. Migrasi
    Perpindahan aplikasi yang berkelanjutan, data indeks, meta data dan objek dari system lama ke yang baru menghasilkan banyak bekerja tetapi mengamankan aksesibilitas dan kegunaan dari informasi, dan memungkinkan selama proses penghapusan informasi yang tidak lagi relevan. teknologi konversi yang digunakan untuk memperbarui format dari informasi yang tersimpan.
  2. Emulation
    Emulation perangkat lunak yang lebih tua memungkinkan untuk menjalankan dan mengakses data asli dan objek. Seperti halnya perangkat lunak khusus yang dapat mengidentifikasi format objek dilestarikan dan dapat menampilkan objek dalam lingkungan perangkat lunak baru. Standar untuk ainterface, meta data, struktur data dan format objek yang penting untuk mengamankan ketersediaan informasi.

5.    Deliver (Penyajian)
    Komponen “Deliver” dalam ECM digunakan untuk menyajikan informasi dari “Capture” “Store”, dan ”preserve”. Komponen ini juga berfungsi untuk memasukkan informasi dalam sistem (seperti mentransfer informasi ke media atau format output file) atau untuk menyiapkan (misalnya mengubah atau kompresi) informasi untuk komponen “Store” dan “Preserve”. Fungsi dalam kategori “Deliver” juga dikenal sebagai “output” dan diringkas dalam istilah “Manajemen Output.”

Komponen Deliver terdiri atas tiga kelompok fungsi dan media: Transformasi Technologi, Security Technologies, dan Distribution. Trans ¬ pembentukan dan Keamanan sebagai pelayanan termasuk di tingkat middleware dan harus tersedia bagi semua komponen ECM. Untuk Output dua fungsi yang paling penting:
•    Layout / Desain Dengan alat untuk meletakkan dan format output
•    Publishing Dengan Aplikasi untuk menyajikan Informasi untuk distribusi dan publikasi.

Transformtion Technologies
Transformasi harus selalu dikontrol dan dapat dilacak. Hal ini dilakukan oleh background service yang mana pengguna akhir umumnya tidak melihat. Yang termasuk dalam Transformation Technologies adalah:

  1. COLD / ERM (Computer Output to Laser Disc)
    Berbeda dari komponen “Capture”, COLD/ERM mempersiapkan data keluaran untuk distribusi dan transfer kedalam bentuk arsip. Teknologi ini juga termasuk jurnal dan log yang dihasilkan oleh komponen ECM. Tidak seperti kebanyakan media imaging, record COLD tidak di index dalam tabel database tetapi dengan posisi mutlak dalam dokumen itu sendiri (yaitu halaman 1 line 82, posisi 12). Akibatnya bidang indeks COLD harus diedit sebelum pengajuan kecuali dikonversi terlebih dahulu ke dalam database standar.
  2. Personalisasi
    Personalisasi tidak hanya sebagai fungsi portal berbasis web, tetapi berlaku untuk semua komponen ECM. Personalisasi hanya memberikan pengguna fungsi-fungsi dan informasi yang dia butuhkan.
  3. XML (Extensible Markup Language)
    XML adalah sebuah bahasa deskripsi yang memungkinkan interface, struktur, metadata, dan dokumen. XML menjadi teknologi universal untuk menggambarkan informasi.
  4. PDF (Format Dokumen Portabel)
    PDF adalah intelligen print (media cetak yang cerdas) dengan format distribusi yang memungkinkan presentasi platform-informasi yang independen. Tidak seperti format gambar yang murni seperti tiffs, PDF memberi izin pencarian konten, penambahan metadata, dan embedding tanda tangan elektronik.
  5. XPS (XML Paper Specification)
    Sebuah spesifikasi XML yang dikembangkan oleh Microsoft menggambarkan format dan aturan penyebaran, pengarsipan, rendering, dan pengolahan XPS dokumen.
  6. Converter and Viewers
    Menyajikan format informasi untuk menghasilkan format seragam, dan juga untuk menampilkan informasi dan output dari format yang berbeda.
  7. Compression
    Digunakan untuk mengurangi ruang penyimpanan yang diperlukan untuk informasi bergambar. Proses ITU (CCITT) terutama digunakan untuk b/w untuk tiffs, dan JPEG2000 untuk gambar berwarna. Aplikasi ZIP memungkinkan kompresi dari setiap jenis data untuk transfer.
  8. Syndication
    Digunakan untuk menampilkan konten dalam berbeda, pilihan format dan bentuk-bentuk dalam konteks Content Management. Sindikasi memungkinkan konten yang sama untuk digunakan berkali-kali dalam bentuk yang berbeda untuk tujuan yang berbeda.

Security Technologies
Teknologi keamanan adalah seksi lintas fungsi yang tersedia untuk semua komponen ECM. Sebagai contoh, tanda tangan elektronik digunakan tidak hanya ketika dokumen dikirim, tetapi juga dalam mengambil data melalui pemindaian, untuk dokumen kelengkapan dari komponen Capture. PKI (Public / Private Key Infrastructure) merupakan teknologi dasar untuk tanda tangan elektronik yang mengatur kunci dan sertifikat, dan memeriksa keaslian tanda tangan. tanda tangan elektronik lainnya menunjukkan identitas pengirim dan integritas data yang dikirim, yaitu lengkap dan tidak berubah. Di Eropa ada tiga bentuk tanda tangan elektronik, kualitas berbeda dan keamanan: sederhana, maju, dan berkualitas.

Di negara-negara Eropa kebanyakan tanda tangan elektronik yang berkualitas adalah sah secara hukum dalam dokumen hukum dan kontrak. Akhirnya, ada Digital Rights Management dan Watermarking. Ini digunakan dalam Sindikasi Konten dan di MAM (Media Asset Management) untuk mengelola dan mengamankan hak kekayaan intelektual dan hak cipta yang bekerja dengan teknik seperti tanda air elektronik yang terintegrasi langsung ke file tersebut, dan berusaha untuk melindungi hak-hak penggunaan dan melindungi konten yang dipublikasikan di Internet.

Distribusi
Semua teknologi di atas pada dasarnya berfungsi untuk menyediakan berbagai isi ECM untuk menargetkan pengguna dengan berbagai rute, dengan cara yang terkontrol dan user-oriented. Komponen ini aktif seperti e-mail, media data, memo, dan publikasi pasif pada website dan portal dimana pengguna dapat mendapatkan informasi sendiri. Kemungkinan output dan distribusi media:

•    Internet, extranet dan intranet
•    E-bisnis portal
•    Karyawan Portal
•    E-mail dan faks
•    Transfer data dengan EDI, XML atau format lain
•    Mobile perangkat seperti ponsel, PDA, dan lain-lain
•    Data media seperti CD dan DVD
•    Digital TV dan layanan multimedia lainnya
•    Kertas
Tugas dari berbagai komponen “Deliver” adalah untuk memberikan informasi kepada para pengguna dalam cara terbaik untuk aplikasi tertentu, sementara mengontrol penggunaannya sejauh mungkin.

Outlook
Anggota dewan direktur AIIM internasional, Ulrich Kampffmeyer, menyatakan dalam whitepaper tentang ECM pada tahun 2004. Dokumen seperti teknologi Enterprise Content Management membuat data tradisional pengolahan lengkap Mereka membawa bersama terstruktur, lemah terstruktur,. Dan informasi tidak terstruktur. Setiap perusahaan, setiap instansi pemerintah, dan setiap organisasi harus menghadapi subjek. Bahkan jika tidak ada rencana untuk mengimplementasikan sebuah sistem, itu menyelinap ke dalam organisasi dengan sendirinya -. dengan update server berikutnya lisensi, dengan suite perangkat lunak perkantoran berikutnya, dengan database berikutnya atau upgrade ERP Di banyak perusahaan dengan pemandangan heterogen IT, pertanyaan yang berlebihan fungsionalitas dari produk yang ada belum digunakan sudah lebih penting daripada apakah akan berinvestasi dalam sebuah sistem perangkat lunak baru ini pekerjaan yang paling penting adalah untuk menyimpan informasi di-rumah di bawah kontrol Pertanyaan menambahkan:.. mana untuk menempatkan ribuan dan ribuan e-mail, apa yang harus dilakukan dengan surat menyurat bisnis secara elektronik ditandatangani, di mana harus menempatkan data perpajakan yang relevan, cara untuk mentransfer informasi dari sistem file tidak terorganisasi, bagaimana mengkonsolidasikan informasi dalam repositori yang semua orang dapat menggunakan, bagaimana mendapatkan satu login untuk semua sistem, cara membuat seragam di-keranjang untuk semua informasi yang masuk, bagaimana untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang hilang atau diabaikan, dll dll Dokumen teknologi memainkan peran penting dalam semua pertanyaan ini. solusi ECM adalah komponen dasar yang diperlukan untuk banyak aplikasi.

Setiap pengguna potensial secara alami akan mempertimbangkan kebutuhan sendiri individu sebelum memutuskan pada sebuah sistem. Namun, menunda keputusan yang tidak membuat mereka kurang diperlukan. Setiap tahun seharusnya sesuatu yang lebih baik dan lebih mudah digunakan akan datang, tapi menunggu hanya akan berarti tidak pernah memasang apapun. Setiap saat keputusan itu diambil menunda, gunung informasi yang tidak terkontrol dan tidak terpakai akan lebih besar, dan masalah dikenal mendapatkan lebih besar. Sebuah strategi migrasi masuk akal jangka panjang menghilangkan rasa takut perubahan teknologi cepat. Fungsi dasar dari teknologi dokumen yang matang, dan produk yang paling handal, stabil, aman, dan semakin terjangkau. Dalam banyak industri, penggunaan teknologi dokumen yang membuat perbedaan dalam tetap kompetitif. ECM – Enterprise Content Management – harus menjadi bagian dari setiap infrastruktur TI modern .

III.  PERKEMBANGAN PASAR ECM
    Pada tahun 2006 proses konsolidasi memimpin pasar ECM untuk akuisisi Hummingbird oleh Open Text, Captiva oleh EMC, FileNet oleh IBM dan Stellent oleh Oracle Corporation. pesaing baru di pasar ECM adalah Oracle, Microsoft dan Pitney Bowes Group 1 Software. Vendor ECM lainnya termasuk ImageRight, Invu, Hyland Software, TOWER Software, GELOMBANG Corporation, Vignette, Jalinan, Xerox, Saperion, ColumbiaSoft dan sebuah perkumpulan pemain kecil penargetan dokumen rendah biaya dan manajemen arsip. Ever-Tim, SunGard EXP, dan Xythos Software telah ditambahkan di kuadran Magic untuk ECM 2006.

Pada awal tahun 2007, perusahaan analis independen CMS Watch diketahui mengalami turbulensi substansial di antara banyak vendor ECM, menunjukkan bahwa bahkan beberapa pemain terbesar di pasar sedang mengalami perubahan yang signifikan. Selain 2007 telah melihat munculnya opsi Open Source untuk ECM dipasok oleh Nuxeo, bersama dengan SaaS (software sebagai sebuah layanan) dari Spring CM.

    Menurut Gartner, pada 2007, pemimpin pasar ECM adalah Open Text Corporation, EMC (Documentum), IBM dan Oracle Corporation.
Gelombang Web 2.0 telah membawa pemain baru ke pasar dengan kekuatan dalam pengiriman berbasis web. Koral dan EchoSign, keduanya tersedia pada platform AppExchange Salesforce.com, merupakan perwakilan dari kecenderungan ini. Gartner, memperkirakan bahwa pasar ECM bernilai sekitar $ 2,9 milyar 2007; ini diharapkan dapat tumbuh pada CAGR sebesar 12,9% sampai 2011. Setelah kebanyakan konsolidasi industri, hanya tiga atau empat perusahaan besar yang tersisa di ruang ini, dan secara keseluruhan industri komoditas komponen konten manajemen Microsoft mengalami transformasi signifikan. Menurut Gartner, pada tahun 2008, 75 persen 2000 perusahaan Global akan memiliki desktop yang berfokus dan berimplementasi konten proses pada manajemen (0,9 probabilitas) dan ECM akan terus menyerap teknologi lain, seperti manajemen aset digital dan manajemen e-mail . Gartner juga meramalkan bahwa akan ada konsolidasi pasar lebih lanjut, akuisisi dan pemisahan vendor menjadi penyedia platform dan solusi.

    Saat ini, pengelolaan informasi Enterprise adalah mengambil minat dari organisasi yang berusaha mendekati Informasi Manajemen (baik terstruktur atau tidak terstruktur) dari perspektif Enterprise. Eim menggabungkan ECM dan Business Intelligence.

ref : http://reizvan.blogspot.co.id/2011/03/enterprise-content-management-system_27.html